www.bvvaul.ru

[root]

Выпускники 1982 года! Приближается 25-летие выпуска. Пора приступать к организации встречи

[Ю. Ушаков]

Приветствую борисоглебских 1982 года выпуска!
5-6 августа 2006 года в Борисоглебске состоялась встреча выпускников 1976 года, посвященная 30-летию выпуска. Было очень здорово! (кто не видел, может потом посмотреть: http://abcairlines.com.ua/files/bvvaul.ru/30years2.htm ).
Я принимал непосредственное участие в организации этой встречи, и убедился, что качество проведения данного мероприятия напрямую зависит от того, насколько хорошо оно было организовано.
Искренне надеюсь, что и ваша встреча пройдёт ярко и без сбоев. С этой целью хочу поделиться нашим опытом, и буду рад, если, используя его, вы сделаете ещё лучше, чем было у нас.

ОРГКОМИТЕТ. Именно с определения оргкомитета нужно начинать. Примерный состав: рулевой, который будет управлять всем процессом организации, два-три помощника, и лицо (лица), организующее оповещение. Не нужно объяснять, почему основные организаторы встречи должны быть именно из Борисоглебска. А оповещать можно из любого населенного пункта СНГ. У нас с этим прекрасно справился один Володя Рябов, оповещая из Воронежа. Главное, чтобы позволяли возможности. Сразу хочу успокоить тех, кто, в принципе, и не против, чтобы войти в состав оргкомитета, но боится, что по причине загруженности не справится. Из опыта: основная задача на подготовительном этапе – оповестить народ. Если это начать делать заблаговременно, то задача не будет сложной. А вот основная нагрузка ляжет на борисоглебских ребят, и начнётся она где-то за неделю до встречи.

ОПОВЕЩЕНИЕ. Именно в вопросе оповещения потребуется максимальное участие каждого. Необходимо порыться в своих блокнотиках, и восстановить связи со всеми однокашниками, с кем это возможно. Понятно, что к людям, которые будут заниматься оповещением, должна стекаться наиболее полная информация об адресах, телефонах, и других контактах всего выпуска. Помимо оповещения через Интернет и по телефону рекомендую направить каждому письмо, в котором, кроме приветственных слов, указать: дату, время, место встречи, коротко программу, сумму собираемых денег, просьбу оповестить всех, с кем из выпускников имеется связь, просьбу не позже чем за две недели подтвердить своё участие, координаты членов оргкомитета.
Очень важно: за пару недель до даты встречи обязательно получить от каждого подтверждение об участии, а также информацию о том, сколько членов семьи выпускника примет участие во встрече.

ДАТА. Нет принципиального значения, когда именно собираться. В основном, подобные встречи проходят в конце июля - первой половине августа, и назначаются на субботу. В 2006-м году было так: 29 июля – 81-й год, 5 августа – 76-й, 12 августа – 86-й. Чтобы вам не лезть в календарь, уточняю: в 2007-м году субботы этого периода выпадают на 21.07, 28.07, 4.08, 11.08, 18.08. Моё мнение: нежелательно, чтобы встречи двух выпусков попадали на один день. Хотя, при хорошей согласованности оргкомитетов можно сделать так, что мероприятия не будут пересекаться. В любом случае, рекомендую заранее согласовать этот вопрос между выпусками-юбилярами. Вам это делать проще – все здесь, на одном форуме.

СРОКИ проведения встречи. Мы проводили на протяжении двух дней: в субботу весь день, и в воскресенье – до обеда. Накануне встречи решили вопросы с размещением и стоянкой личного транспорта прибывших.

СОСТАВ участников. Кроме выпускников и членов их семей принято приглашать командиров, преподавателей, инструкторов. С этим вопросом у нас получился прокол: спохватились поздно, и всех, кого хотели пригласить, оповестить не успели.

МЕСТО проведения встречи. На 25-летие мы собирались в лётной столовой, а на второй день – на Хопре на базе отдыха. На 30-летие сделали лучше: арендовали на два дня пионер-лагерь под Чигораком (пионеров в тот период уже не было): стационарная столовая (обеденный зал, плиты, холодильники-морозильники, и прочее), чистые умывальники-туалеты, размещение в корпусах по палатам на 2-6 человек с чистым бельём, парковка автотранспорта под присмотром сторожа. Всё это возможно. Местные ребята уже наработали в Борисоглебске достаточное количество контактов и связей, чтобы суметь организовать что-то подобное.

МЕСТО СБОРА. Традиционно – возле Дома офицеров. Мы накануне согласовали с руководством ДО установку стульев и двух столов в вестибюле ДО. За столами сидели две девочки, которые по заранее подготовленным спискам регистрировали присутствующих, собирали деньги, раздавали для заполнения и собирали заполненные анкеты, выдавали заранее подготовленные бэйджики. На столе – ваза с цветами, стаканчик с ручками, можно поставить минералочку и одноразовые стаканчики.
Отдельно остановлюсь на бэйджиках. Я убедился – нужны. Из опыта: были трудности с опознаванием однокашников не только из соседней роты, но и со своей (внешность некоторых сильно изменилась). Или так: лицо, фамилию помнишь, а как зовут – забыл. Бэйджики снимают эту проблему полностью. Изготовление – минимум усилий, стоимость – копейки.
При регистрации всех просили ознакомиться со списком «Кого нет с нами» и уточнить (внести) имеющуюся у каждого информацию.

ВРЕМЯ СБОРА. Наиболее оптимальное время – 10 часов утра. К этому времени те, кто приехал накануне поздно, успеют отдохнуть с дороги, кто приехал заранее, смогут отдохнуть от вечерней встречи с друзьями. Будут и те, которые рассчитывают приехать непосредственно ко времени сбора, поэтому собираться на час раньше – отнимать у всех час сна. Можно собираться позже, но в этом случае от других мероприятий кроме торжественного обеда придётся отказаться.

ПРИВЛЕЧЕНИЕ СМИ. Я считаю – нужно. Корреспонденты с местных радио, TV, и газет придут с удовольствием, особенно, если им подготовить какой-то начальный ознакомительный материал. Но приглашать прессу нужно заранее, как минимум – за неделю.

ПРОГРАММА. У нас была такая:
05.08
Сбор, регистрация, сдача денег, заполнение анкет 10.00 – 10.50
Построение, доведение плана встречи, инструктаж 10.50
Посещение музея БВВАУЛ 11.00 – 11.40
Пешая прогулка по училищу 11.40 – 12.20
Общее фотографирование у памятника 12.20 – 12.30
Автомобильная прогулка по городу 12.40 – 13.40
Отъезд (от КПП) к месту проведения торжественного обеда 14.00
Торжественный обед 14.30 – 22.00
06.08
Завтрак 10.00 – 11.00
Мероприятия в соответствии с индивидуальными планами 11.00 – 14.00
Отъезд в Борисоглебск 14.00

Выполнили этот план практически поминутно, хотя и не без приложения определенных усилий.

ТРАНСПОРТ. Мы арендовали Икарус, на котором сначала была экскурсия по городу, потом безлошадные ехали на нём к месту проведения торжественного обеда, а на следующий день на нём же – обратно. Хотели нанять пару маршруток, чтобы в конце встречи развозить местных и тех, кто хочет уехать раньше, но решили, что обойдёмся своим транспортом. Обошлись. Раза три вызывали такси, в Борисоглебске с этим проблем нет.

ФИНАНСЫ.
Статьи расходов:
- закупка продуктов, напитков, салфеток, туалетной бумаги, моющих средств, возможно – кое-чего из посуды, и прочего подобного;
- аренда столовой (или базы отдыха, или, как у нас – пионерлагеря, или подобного);
- оплата работы;
- аренда транспорта;
- текущие транспортные расходы
- видео съемка (если будет предусмотрена)
- оплата работы (с учётом внеурочности) лиц, нанятых (приглашенных) для обеспечения проведения мероприятия (поваров-официантов, завхоза, сторожа, и проч.)

Мы собирали по 1000 рублей с выпускника и по 300 рублей за каждого члена семьи. С приглашенных, естественно, денег не брали.
Должен сказать, что израсходовали бОльшую часть собранной суммы. Достаточно ли будет такой же суммы в этом году – смотрите сами: цены растут. Возможно, нужно собирать чуть больше, а если деньги останутся – поступить как мы. Остаток денег мы отправили вдове одного из наших однокашников.
Как собирать. Конечно – лучше заранее, хотя бы частично. Но у нас получилось так. Заранее не собирали, только несколько человек передали деньги из Москвы и Воронежа. Организаторы и местные ребята внесли свои деньги, кто сколько смог, на эти деньги и производили закупки. Где было возможно, договаривались о пост-оплате. После того, как собрали деньги со всех, взятые взаймы деньги вернули. Был строгий учёт, обошлось без недоразумений.

КУХНЯ, ПРОДУКТЫ. Нашли профессиональных поваров, рассказали замысел, и сообщили количество человек, на которое нужно готовить. Повара составили меню и калькуляцию продуктов. После окончательного согласования и утверждения меню закупками занимались мы сами. Продукты покупали, в основном, в оптовых магазинах или базах (их в Борисоглебске несколько!). Фрукты-овощи – на рынке. При покупке продуктов старались найти оптимальное соотношение между ценой и качеством. Не стали экономить на качестве водки, взяли хорошую.
Приготовлением блюд повара занимались накануне дня встречи, и в день встречи. Они же выполняли функции официанток. Ночевали они в лагере, чтобы уже с утра приготовить завтрак. Уехали только после окончания мероприятия и приведения пищеблока в исходное состояние.

СЦЕНАРИЙ торжественного обеда. Обязательно должен быть микрофон. Вступительное слово ведущего, затем первый тост – старшему из присутствующих гостей. Из опыта: выступить захотят все, поэтому сценарием желательно предусмотреть не более 5 обязательных тостов (лучше произносить их не ведущему, а распределить между ребятами). Затем выступать по записи. Из практики: не получается «представляться» всем присутствующим. Лучше предусмотреть какую-то наглядную информацию со сведениями о выпускниках. Можно сделать фотогазету со снимками «тех лет».
Музыка. Неплохо, если кто-то привезёт диски (кассеты) с музыкой «тех лет». Сейчас всё можно найти. Был у нас и большой прокол – не предусмотрели гитару. Учтите.

ФОТО/ВИДЕО СЪЁМКА. На ваше усмотрение. У нас на 30-летие не было. На видео что-то снимал я, что-то моя дочка, что-то – Витя Петров. Фотоаппараты были у многих. Отчёт, конечно, есть, но основное внимание мы уделяли общению, по этой причине зафиксировано далеко не всё. Считаю, что имеет смысл нанять специально обученного человека для производства видеосъёмки.

Вот и всё, что я хотел вам рассказать. Изложенное – так сказать, информация к размышлению. Как конкретно организовать встречу именно вашего выпуска – решать только вам.

Удачи, и вперёд!!!

Данное сообщение размещаю на всех трех ветках встречи выпускников 1977-го, 82-го и 87-го лет.

[LABOR]

Доброго времени суток, Уважаемые "СТАРИЧКИ 1982 летние"! Мы, "МОЛОДЫЕ", приступили к этапу предварительного планирования, так сказать, встречи Нас, выпускников 1992 года на родной земле Борисоглебской, на предмет празднования 15-летнего юбилея нашего выпуска. Всвязи с этим хотелось бы согласовать с Вами дату проведения вышеуказанного мероприятия, дабы разэшелонировать нас во временном интервале. Если мы заявим 18-19.08.2007, Вы дедовщиной заниматься не будете? С Уважением!
_________________
ВСЁ, ЧТО ЕСТЬ - ЕСТЬ СЕЙЧАС,
ВСЁ, ЧТО ЖИВО - ЖИВО СЕЙЧАС...
СЕЙЧАС - ЕДИНСТВЕННОЕ ВРЕМЯ,
ЕДИНСТВЕННАЯ ВЕЧНОСТЬ...

[Федорин Николай]

Уважаемые выпускники- 87! Орг. комитет выпускников-77 сообщает вам, что мы планируем нашу встречу в г. Борисоглебске на 4-5 августа 2007 года. Надеемся на ваше понимание и уважение к нашим заслугам.
_________________
"Но надо подняться, надо собраться
Если сломаться, то можно нарваться и тут..."